Configurez les outils ZenITude 🚀

Contexte & configuration des outils Onboard

1. Les outils

Descriptions	Outils	Interne	Externe	Info Client
Notre canal de communication	SLACK	- l'équipe service à accès à l'ensemble des canaux Privé. Les référents sont modérateur sur les canaux thématique. - l'équipe commerciale accède à l'ensemble des canaux (montrer pour mettre en place les notifications)	Chaque client accède à son canal privé : - Tribu-nom du client Canaux thématique: - Tous les canaux par défaut	- Nom du client - Contact principal (Nom, prénom, tél, mob, email, intitulé de poste) - Contacts secondaire (idem) -Test de connexion OK
Notre outil de webmeeting	ZOOM	Chaque référent configure son client ZOOM avec un ID par client et une salle d'attente spécifique. Il planifie avec ZOOM ses interventions. Le commercial est invité systématiquement sur les RDV.	- Le client est mis en salle d'attente à chaque invitation. - Il communique en interne les informations de connexions à ses équipes interne.	- Accord usage de l'outils - Horaires de travail (à défaut les notres) - Tests d'accès (Zoom Room)
Notre outil de partage de Notes	CODIMD	- Une note est créée par défaut par le référent (suivant le format défini) -A voir les formulaires de préparation de mission pourrait être au format codi. - Partage de la note avec le client / Commercial - Les notes font offices de CR, elles sont mise à jour dans l'outil interne de consolidation des rapports Wiki	Le client accès en mode authentifié à la note créée. - Complète la fiche de pré-requis ou autre si nécessaire	- Procédure de création des comptes pour l'ensemble des équipes participantes - Lien vers les notes de préparation de mission (pré-requis, Sizing...)
Notre Wiki (CR-MCO)	WIKIJS	- Centralisation des comptes rendus (réunion, intervention, avancement) par client - Centralisation de interventions MCO	Accès interne uniquement à l'ensemble des collaborateurs.	Pas d'accès
Notre partage collaboratif sécurisée documentaire	WorkSpace	- Centralisation de toutes les documentations techniques réalisées lors des prestations (client et spécifique) - Un dossier par client contient une arborescence de dossiers - Un groupe est créé par client pour que les documents puissent être partagées par les référents. - Accès ouvert à l'équipe technique et direction. - Direction valide le partage	- Le client reçoit un accès aux documents partagés par le référent par email.	Email
Compteur consommation Pack	email	- Le pilote collecte hebdomadairement la consommation sur les packs client sous un format à définir	Le client accède à son compteur dans l'outil à définir	Email, notification Slack, Excel, Hubspot .... (à décider)

2. Formulaire/modèle de données

Les données doivent être collectées et consolidées dans l'objectif d'automatisation ultérieure. Pour la première phase de lancement, je propose le modèle de données suivant à compléter.

Acteurs_Interne:
    Tech_ZO:    ->> Référent affecté dans le workflow
    Sales_ZO:   ->> Propriétaire de la transaction
    Cord_ZO:    ->> Pilote
Acteurs_Client: -->> Fiche contact Hubspot liée au deal/ticket
    Horaire:
    Contact_Client_L0:
        Nom:
        Prenom:
        Tel:
        email:
    Contact_Client_L1:
        Nom:
        Prenom:
        Tel:
        email: 
Pack:           -->> Informations dans la transac. Hubspot
    Thematique: -->> ZCM FILR SUMA
    Duree_Pack: -->> 40 - 80 - 120
    Val_Pack: -->> Validité du Paxk
ID_Mission:
    Num_Affaire_SX:
Acces:
    ZOOM:
        ZOOM_ID: -->> ID de l'intervenant
        ZOOM_ROOM: -->> Nom de la salle 
    SLACK:
        Group:
        Chan_Priv: -->> Tribu-Nom du client
        Chan_Pub: -->> Team-ZCM, Team-Filr
    ASANA: --> Nom du projet
    ITGLUE: --> Nom du client
    WORKSPACE: --> Dossier client (Partage)
    CODIMD: --> Note par défaut (URL)
    GITLAB: -->> Git://

3. Communication client

Cher client,

Vous avez renseigné toutes les informations du formulaire et nous préparons la configuration de tous vos outils.

Vous allez recevoir différents messages afin de valider la configuration et l’activation des différents services :

Zoom

Votre référent vous enverra une invitation de réunion afin de tester la connexion.

Slack

Vous allez recevoir un email de connexion au canal Slack qui vous sera réservé et qui vous permettra d’échanger avec votre référent. Il vous suffit de suivre les étapes proposées afin de finaliser votre configuration.

Afin de valider la configuration, vous posterez un message sur le canal afin de contrôler que votre référent est bien notifié. Votre référent répondra sur le canal.

Workspaces

Vous allez recevoir un email d’invitation afin de rejoindre le partage Worspaces qui vous sera réservé.

Une fois tous les échanges de validation réalisés par le référent, un email de confirmation de configuration de tous les outils sera envoyé au client et une date de Kick Off meeting sera proposée.

4. Configuration

4.1 Slack

Cette configuration sera réalisée par le pilote

Le ticket envoyé au pilote devra reprendre les informations suivantes

Adresse email du ou des contacts
Nom de la tribu
Adresse email du commercial et du référent

Aller dans Slack
Créer un groupe pour les accès au canal
1. Ajouter les membres au groupe
  1. Email du client
  2. Email du commercial
  3. Email du référent

Créer un canal
1. Nom : Conforme formulaire (tribu)
2. Privé/private : Activer cette option
3. Ouvrir le partage à l’extérieur de ZenOps : Activer cette option
4. Membre du canal
  1. Ajouter le groupe
Un test d’échange à travers le canal Slack sera réalisé
Un ticket sera envoyé au client/commercial/référent indiquant que le service est activé

Toutes ces informations seront consolidées dans la fiche ou portail pack du client.

4.2 Zoom

Aucune configuration ne sera nécessaire. Le référent invitera le client tout au long du pack en fonction des besoins. Le lien d'accès sera envoyé lors de la prise de rendez-vous.

4.3 Wiki

Cette configuration sera réalisée par le référent

Le ticket envoyé au référent. devra reprendre les informations suivantes

Nom de la tribu/client
Référent et commercial assigné

Aller dans Wiki
Créer la tribu/client
Créer la structure
1. MCO
2. Compte-rendu
Un test de dépôt de compte-rendu et contrôle sera réalisé
Un test d’accès commercial sera réalisé
Un ticket sera envoyé au commercial/référent indiquant que le service est activé

Pour mémo l’usage du Wiki sera interne et donc l’environnement sera accessible dans sa globalité pour les référents/commerciaux

4.4 Workspaces

Cette configuration sera réalisée par le référent

Le ticket envoyé au référent devra reprendre les informations suivantes

Adresse email du ou des contacts
Nom du client

Aller dans Workspaces
Créer le client
Créer la structure
1. Projets
2. Architecture
Déposer des modèles
Un test de dépôt de document avec notification sera réalisé
Un test d’accès commercial sera réalisé
Un ticket sera envoyé au commercial/client/référent indiquant que le service est activé

Toutes ces informations seront consolidées dans la fiche ou portail pack du client.

5. Formulaire synthèse outils

Outils	Informations à renseigner Référent
Slack	Lien du canal Slack qui a été configuré
CodiMD	Lien de la note préparée et partagée pour le Client
Workspaces	Lien du dossier Client configuré
Zoom	Lien de la Zoom Room avec la salle d'attente spécifique au Client